探讨建立电子档案管理制度化的捷径

 

      当前，随着现代企业管理信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何改进档案管理工作是现代企业档案管理者面临的新课题。

 

      传统的企业档案管理，大多以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。而且由于档案文件存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。

 

      随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化管理提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。电子档案管理自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。

 

      电子档案管理自动化建设，意味着企业必须建立相应的档案管理信息平台，通过这个信息平台，档案管理者只需要在个人电脑上轻点鼠标，输入检索字段，各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。而且档案管理者要查阅数据、打印复印或资料收集，均可在电脑上快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理，档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。

 

      相比传统纸质档案，电子化档案占用空间小、储存信息量大、信息检索方便快捷、应用能力强、传输速度快，大大提高了档案管理部门的办公效率，降低了企业在档案管理工作上的人力、物力、财力成本，减少了人工检索失误率，增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性，实现了档案管理科技化、检索便捷化、服务人性化，满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。

 

      智信电子档案管理软件是档案管理信息平台的最典型代表，软件将传统档案管理手段和先进技术手段有机结合，注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。智信电子档案管理软件通过建立统一的档案管理信息平台，树立了发展、创新的档案管理理念，充分发挥了档案管理部门的信息服务功能，推进了档案管理高素质人才队伍建设，真正实现了档案管理从“保管范式”向“后保管范式”的变革，真正实现了档案管理思想理念创新与技术方法突破。