电子档案管理软件开辟了企业档案管理的新局面

 

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      随着社会的发展，对档案利用工作的要求越来越高，档案的管理和利用必须做到快速、全面、准确。计算机技术的广泛应用，为档案管理工作提供了先进的管理手段和管理方法，也为开创档案管理工作的现代化创造了必要的条件。

      在日常的管理工作中，企业形成了大量的档案资料，这部分档案资料绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了档案资料内容不规范，流程不科学，准确性差、效率低下等缺陷，因此，已经难以适应新形势快速发展的社会要求。计算机的介入改变了档案管理工作完全靠手工操作的历史，大量简单、重复的手工劳动逐渐由计算机取代，大大提高了工作效率。此外，网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的硬件支持。

      相比而言，计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的特点，极大地提高了档案管理和利用的效率。运用计算机来进行档案信息的收集、整理和传输，不仅方便、快捷，还实现了企业档案信息的共享。

      然而，目前应用计算机进行档案管理的企业，大多数仅仅把计算机作为一种被动的工具，是建立在原有手工管理模式的基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。它仅在档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息。档案工作计算机辅助管理不能实现共享，计算机只是档案管理工作中的一种储存工具，并与其他部门互不连接，只为档案部门内部服务，作用也只是单纯的辅助档案工作人员人工管理档案实体，并不能充分发货计算机的优势。

      档案管理工作的一个重要目的就是要使档案为全社会所用，而实现计算机管理档案的目的是 为了提高档案的利用率。在推进电子档案管理软件的过程中，应先根据档案资料的重要程度、价值大小、利用率高低及是否开放等情况对所有档案资料进行归档，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行重点优先加工整理，要分清轻重缓急，逐步推进，全面完成。只有这样，企业才能加快档案管理信息化的进程，进而提高档案社会利用率。

      智信电子档案管理软件是基于计算机网络而迅速发展起来的一款企业档案管理信息系统，是确保企业档案数据及特征信息完整、准确、安全的信息平台。智信电子档案管理软件广泛适用于各机关、企事业单位、工厂、学校等的人事管理、档案管理，是企业进行档案管理现代化的强大工具。同时，智信电子档案管理软件的内容涵盖企业档案录入、查询、统计、报表、导出EXECL、打印输出等，全面支持图片扫描管理模式，操作简便、功能卓越，是现代企业档案管理人员的得力助手。